Freigaben im Team und mit Kunden einrichten
Mit Freigaben geht nichts raus, was nicht abgenickt ist: Ab Pro geben Admins oder der Inhaber Beiträge von Editoren frei, im Max-Plan kann zusätzlich der Kunde final freigeben. Im Starter-Plan ist dein Einplanen die Freigabe.
Wann gibt es Freigaben?
Nichts wird veröffentlicht, was nicht aktiv eingeplant ist. Ob vorher noch jemand freigeben muss, hängt von deinem Plan ab und davon, wer plant. Mehrere Nutzer und Marken gibt es ab Pro. Die Rollen heißen Inhaber, Admin, Editor, Betrachter und im Max-Plan Kunde. Inhaber und Admins planen direkt. Bei eingeschalteter Freigabe für Einplanungen gehen die Beiträge von Editoren in die Freigabe.
| Plan | Was gilt | Einstellung (Standard) |
|---|---|---|
| Starter | Keine Freigabe-Stufe. Dein Einplanen ist die Freigabe: Was du mit Veröffentlichung planen einplanst, geht zum Termin raus. | – |
| Pro | Team-Freigabe: Was Editoren einplanen, muss ein Admin oder der Inhaber freigeben. | Freigabe für Einplanungen (an) |
| Max | Wie Pro, dazu die Kunden-Freigabe als zusätzliche Stufe nach dem Admin. | Freigabe für Einplanungen (an), Kunden-Freigabe (aus), Kunde darf entplanen (aus) |
Welcher Plan was enthält, steht in Pläne und Preise.
Wie richte ich Freigaben ein?
Die Einstellungen liegen unter Einstellungen › Rechte. Die Seite heißt „Rechte & Freigaben“. Nur der Inhaber ändert sie, und den Reiter gibt es nur mit Pro oder Max.
- Einstellungen › Rechte öffnen. Als Inhaber, mit Pro oder Max.
- Freigabe für Einplanungen prüfen. Der Schalter ist standardmäßig an: „Wenn aktiv, müssen von Editoren geplante Veröffentlichungen erst von einem Admin oder Inhaber freigegeben werden, bevor sie erscheinen.“
- Im Max-Plan Kunden-Freigabe einschalten. Dann muss zusätzlich der Kunde freigeben. Ist auch die Editor-Freigabe an, ist das die zweite Stufe nach dem Admin.
- Optional Kunde darf entplanen einschalten. Der Kunde kann geplante Beiträge dann wieder auf Entwurf setzen, also pausieren oder aus der Planung nehmen.
- Rolle Kunde vergeben. Das geht im Reiter Team und nur als Inhaber. Mehr in Team und Marken.
Wie läuft eine Freigabe ab?
Die Kette: Der Editor plant ein, ein Admin oder der Inhaber gibt frei, bei aktiver Kunden-Freigabe gibt danach der Kunde frei. Dann ist der Beitrag Geplant und geht zum Termin raus. Plant ein Admin oder der Inhaber selbst, entfällt die interne Stufe: Mit aktiver Kunden-Freigabe geht der Beitrag direkt zum Kunden, sonst direkt auf Geplant.
- Editor plant ein. Er klickt Veröffentlichung planen. Der Editor meldet: „In die Freigabe geschickt. Sichtbar unter ‚Freigabe‘.“
- Admin oder Inhaber prüft. Der Beitrag steht im Kalender im Segment Freigabe, blau, mit der Pille „Warten auf Freigabe“. Die Freigabe-Berechtigten bekommen die Benachrichtigung Freigabe angefragt.
- Kunde prüft, nur im Max-Plan und bei eingeschalteter Kunden-Freigabe. Der Beitrag steht auf Kunden-Freigabe, pink. Der Kunde sieht ihn in seinem Kalender unter Zu prüfen.
- Der Beitrag ist Geplant. Zum Termin veröffentlicht companycore ihn automatisch.
Was die Farben bedeuten, steht in Status und Benachrichtigungen.
Wie gebe ich frei oder lehne ab?
- Im Editor: Oben steht „Diese Veröffentlichung wartet auf deine Freigabe.“ Unten stehen Ablehnen und Freigeben statt Veröffentlichung planen. Kunden lesen: „Diese Veröffentlichung wartet auf deine Freigabe als Kunde.“
- Im Kalender: Rechtsklick auf die Karte, am Handy langes Drücken, dann Freigeben oder Ablehnen.
- Freigeben bestätigt mit „Veröffentlichung freigegeben ✓“. Fehlt noch der Kunde, steht dort: „Freigegeben — wartet jetzt auf die Freigabe durch den Kunden.“
- Ablehnen macht den Beitrag wieder zum Entwurf. Der Ersteller bekommt die Meldung „… wurde abgelehnt und ist jetzt wieder Entwurf“. Ein Feld für eine Begründung gibt es nicht. Klärt den Grund kurz im Team, zum Beispiel per Nachricht.
- Termin schon vorbei: Dann sagt der Editor: „Der Termin liegt in der Vergangenheit — erst verschieben, dann freigeben.“ Der Kunde liest: „Der Termin ist verstrichen — bitte deine Agentur, ihn neu einzuplanen.“
„Speichern & schließen“ gibt frei
Klickt ein Admin bei einem wartenden Beitrag auf Speichern & schließen, gibt er den Beitrag damit frei. Der Editor meldet: „Gespeichert und damit freigegeben.“ Behalte das im Kopf, wenn du nur etwas korrigieren willst.
Was gilt nach der Freigabe?
- Änderungen: Ändert ein Editor Inhalt oder Termin eines schon freigegebenen oder geplanten Beitrags, muss der Beitrag neu freigegeben werden.
- Freigabe zurücknehmen: Wähle Entplanen und bestätige die Rückfrage „Freigabe zurücknehmen?“. Die laufende Freigabe endet, der Beitrag ist wieder ein Entwurf.
- Kundenstufe: Die Kunden-Freigabe darf neben dem Kunden nur der Inhaber erteilen, kein Admin.
- Ohne Freigabe kein Post: Läuft der Termin ab, ohne dass freigegeben wurde, veröffentlicht companycore nichts. Es kommt die Benachrichtigung Freigabe überfällig: „… hat den Termin verpasst — Freigabe fehlt noch“. Schon vorher warnt die Vorab-Prüfung mit Problem vor dem Termin, wenn eine Freigabe offen ist. Mehr in Status und Benachrichtigungen.
Was sieht der Kunde?
Die Rolle Kunde gibt es im Max-Plan. Ein Kunde sieht in der Seitenleiste nur den Kalender, dazu Datenschutz, Feedback, Hell/Dunkel, Sprache und Ausloggen. Jede andere Seite leitet auf den Kalender um.
- Zwei Segmente: Zu prüfen und Freigegeben. Der Hinweis lautet: „Du siehst alles, was auf deine Freigabe wartet oder bereits freigegeben ist.“
- Nicht sichtbar: Entwürfe und die interne Freigabe-Stufe.
- Möglich: ansehen, freigeben, ablehnen und, wenn der Inhaber Kunde darf entplanen eingeschaltet hat, entplanen.
- Nicht möglich: Beiträge anlegen, bearbeiten oder verschieben. Termine verschiebt die Agentur.
- Fehlgeschlagene Beiträge: Der Kunde sieht sie mit „Deine Agentur plant den Beitrag neu ein.“
- E-Mails: In den Einstellungen sieht der Kunde nur den Reiter Benachrichtigungen, damit er Mails abbestellen kann.
- Eine Marke: Ein Kundenzugang gehört zu genau einer Marke. Gehört er zu mehreren, meldet die App: „Dein Kundenzugang gehört zu mehreren Marken — das unterstützt companycore noch nicht.“
Tipp für Agenturen
Vereinbart mit dem Kunden feste Fristen für die Freigabe und plant Beiträge mit Puffer ein, mindestens einen Werktag. Ein Beitrag für Montag, 9 Uhr, den der Kunde erst am Wochenende sieht, geht sonst womöglich nicht raus.
Häufige Fragen
Brauche ich eine Freigabe, wenn ich allein arbeite?
Nein. Als Inhaber planst du direkt, und im Starter-Plan gibt es gar keine Freigabe-Stufe. Nichts geht raus, bevor du Veröffentlichung planen geklickt hast.
Kann ich beim Ablehnen eine Begründung schreiben?
Nein, es gibt kein Begründungsfeld. Der Beitrag wird wieder zum Entwurf, und der Ersteller bekommt eine Benachrichtigung. Den Grund klärt ihr im Team.
Kann der Kunde Termine verschieben?
Nein. Er kann ansehen, freigeben, ablehnen und, wenn erlaubt, entplanen. Verschieben und Bearbeiten macht die Agentur.
Was passiert, wenn niemand rechtzeitig freigibt?
companycore veröffentlicht den Beitrag nicht. Die Freigabe-Berechtigten und der Ersteller bekommen Freigabe überfällig. Verschiebe den Beitrag auf einen neuen Termin und lass ihn dann freigeben.
Kann ein Admin die Kunden-Freigabe übernehmen?
Nein. Die Kundenstufe gibt neben dem Kunden nur der Inhaber frei.
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